Opprette nytt internt notat i en sak
- For ? opprette et notat i Elements, ?pner du f?rst saken notatet skal inn i.
- Klikk deretter p? knappen +Journalpost
- Her velger du enten Internt notat med oppf?lging eller Internt notat uten oppf?lging i menyen som kommer opp.
- Internt notat med oppf?lging (N-notat) velger du for organinterne dokumenter der mottaker skal f? restanse og m? avskrive eller besvare notatet.
- Internt notat uten oppf?lging (X-notat) velger du for organinterne dokumenter der mottaker ikke skal f? restanse. N-notater besvares ofte med X-notater.
Registrere opplysninger om notatet
- P? h?yre side f?r du n? opp et registreringsbilde hvor du fyller inn n?dvendige opplysninger om notatet.
- Felt markert med r?d stjerne* m? v?re utfylt for ? kunne lagre.
Tittel
-
Her beskriver du kort innholdet i brevet, gjerne med tanke p? gjenfinnbarhet ved s?k.
-
?nsker du ? ha sakstittel som del av tittelen p? brevet, h?yreklikker du i tittelfeltet og velger Kopier sakstittel i nedtrekksmeny.
- Skal deler av tittelen skjermes, markerer du teksten som skal skjermes og h?yreklikker. I nedtrekksmenyen som dukker opp velger du Merk tekst som skjermet. For ? kunne skjerme tittel, m? du f?rst ha lagt inn tilgangskode og lovhjemmel.
Til
- Her legger du inn en eller flere interne mottakere av notatet.
- Oppretter du et Internt notat med oppf?lging har feltet en r?d stjerne og m? fylles ut, mens det p? et Internt notat uten oppf?lging er valgfritt.
- For ? legge inn en intern mottaker, skriver du inn navnet p? personen eller enheten i til-feltet.
- Det kommer da opp en liste med forslag som du velger fra.
Tilgangskode og lovhjemmel
- Inneholder journalpostens opplysninger som er unntatt offentlighet, legger du p? en tilgangskode med henvisning til aktuell lovhjemmel.
- Se veiledningen Skjerming av journalpost for ? se mer om skjerming.
Tilgangsgruppe
- Tilh?rer brevet en personalmappe, m? du unders?ke i gjeldende rutiner om du skal legge inn tilgangsgruppe L?NN i eget felt for dette p?. Andre tilgangsgrupper kan ogs? v?re aktuelle
Tilknytte dokument
- N?r du skal opprette dokumentet, kan du velge mellom ? laste opp en fil eller ? opprette et dokument med en av UiOs offisielle brevmaler.
Tilknytte fil
- For ? legge til en fil, trykker du p? valget Tilknytt nederst til venstre i registreringsbildet.
- Da f?r du opp en liten meny hvor du velger Filvedlegg.
- Filutforsker ?pner seg slik at du kan finne frem dokumentet/dokumentene til det innkommende brevet.
- Disse markerer du og velger ?pne.
- Vinduet Last opp fil fra disk kommer da opp.
- Her kan du blant annet endre dokumenttittel, og hvis du har valgt flere dokumenter kan du ogs? angi hvilket som skal v?re hoveddokument.
- N?r du er ferdig med dette, klikker du p? Lagre nederst til h?yre.
Tilknytte dokumentmal
Velge mal
- For ? opprette et notat med en av UiOs offisielle brevmaler, trykker du p? valget Tilknytt nederst til venstre i registreringsbildet.
- Da f?r du opp en liten meny hvor du velger Dokumentmal.
- Det kommer da opp et vindu hvor du velger type mal du ?nsker ? bruke.
- N?r du har valgt mal, trykker du p? lagre nederst til h?yre i vinduet.
?pne mal
- Da kommer du tilbake til redigeringsbildet.
- For ? f? opp malen, m? du trykke p? Lagre og rediger dokument ?verst til h?yre.
- Du f?r da opp malen, og kan skrive inn i den.
Lukke mal
- N?r du er ferdig med ? skrive i dokumentet, lukker du det.
- Da kommer det opp en innsjekkingsboks.
- Denne lukker seg automatisk etter noen sekunder, s? det kan v?re lurt ? klikke p? den med en gang den dukker opp. Da forsvinner den ikke f?r du avslutter selv.
- Hvis du skal ferdigstille eller sende p? godkjenning, kan du velge dette her.
- Deretter trykker du p? OK nederst til h?yre.
- Skal du sende notatet p? godkjenning, kan du se mer om dette i veiledningen Sende p? godkjenning fra innsjekkingsboksen.